Privacyverklaring

Koninklijke RUA Tennis en Padel VZW

Koninklijke RUA Tennis en Padel VZW hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en hoe wij hiermee omgaan in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Koninklijke RUA Tennis en Padel VZW
Azalealaan 8, 2930 Brasschaat, België
Ondernemingsnummer: BE 0408.629.623
E-mail: info@ruatc.be
Tel: 03/651.79.54

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke gegevens: geboortedatum, geslacht
• Sportieve gegevens: ranking, resultaten, deelname aan activiteiten
• Foto- en videomateriaal genomen tijdens clubactiviteiten

Opmerking: Gevoelige gegevens zoals het rijksregisternummer worden enkel verwerkt indien strikt noodzakelijk en conform de wetgeving.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Beheer van lidmaatschap en deelname aan activiteiten (contractuele noodzaak)
• Verzenden van nieuwsbrieven en communicatie (gerechtvaardigd belang of toestemming)
• Verplichtingen naar overheden en federaties (wettelijke verplichting)
• Promotie van clubactiviteiten (gerechtvaardigd belang of toestemming)
• Behandeling van vragen, klachten en communicatie

4. Foto's en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden genomen voor promotionele doeleinden (website, sociale media).

• Wij streven naar respectvolle en gepaste publicaties
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen publicatie
• U kunt steeds verzoeken om verwijdering via info@ruatc.be

5. Wie verwerkt uw gegevens?

Uw gegevens kunnen verwerkt worden door:

• Bestuursleden en vrijwilligers van de club
• Tennis Vlaanderen (via Elit-platform)
• Tennisschool (ADVANTAGE Tennis School)
• Uitbater van het clubhuis
• Verzekeringspartners (bijv. Ethias)

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw gegevens enkel indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer dit wettelijk verplicht is. Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met derde partijen om uw privacy te waarborgen.

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie.

7. Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar bewaard na het beëindigen van uw lidmaatschap, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

8. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Beveiligde systemen met wachtwoorden en toegangsbeheer
• Encryptie waar nodig (SSL/HTTPS)
• Regelmatige back-ups
• Beperkte toegang tot gegevens

9. Uw rechten

U heeft volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage en kopie
• Recht op verbetering of verwijdering
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op bezwaar
• Recht op overdraagbaarheid

U kunt deze rechten uitoefenen via info@ruatc.be.

10. Minderjarigen

Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

11. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw gegevens, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen.

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Laatst bijgewerkt: 01/01/2026